Toma en cuenta 12 factores antes de realizar tus eventos virtuales

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Están cerca los conciertos, festivales y presentaciones de nuestros artistas preferidos, sin embargo, aún no estamos listos para reunirnos en masa para disfrutar de una cálida experiencia en vivo. Es por ello, que las emisoras y la industria del entretenimiento dirigirán su atención a los eventos virtuales en directo que se han convertido en un pilar de la experiencia de los oyentes. El año pasado, las emisoras se vieron obligadas a cancelar los eventos o a buscar la manera de ponerlos en línea. 

Por ejemplo, el año pasado, por primera vez convirtieron la conferencia de CES en visitas anuales VIP, siendo una experiencia online. Utilizaron  la plataforma Remo, al final, el evento fue un éxito, pero tuvieron que resolver muchas cosas en el camino. por ello, a continuación te mostramos algunos factores a tomar en cuenta si estás pensando en una nueva plataforma de eventos virtuales:  

  • Herramientas de presentación

¿Cómo será el entretenimiento principal de tu evento? Tanto si se trata de un concierto de música, como de una conferencia de cierre de venta musical. Primero, haz una lista de las cosas que necesitas para llevar a cabo una buena presentación. Por ejemplo:

¿Necesitas la posibilidad de reproducir vídeos durante el evento?

¿Necesitas más de una persona en pantalla?

¿Tienes presentadores que necesitan compartir sus pantallas?

¿Necesita herramientas para un productor fuera de la pantalla que esté separado del talento en pantalla?

 Si decides utilizar la plataforma Remo, ten en cuenta que las herramientas de presentación de la plataforma son bastante básicas y no ofrecen todas las ventajas que quieren. Por eso debes utilizar un segundo software, eCamm Live, para que aportes más funcionalidad a tu evento.

  • Capacidades de conexión en red

La interacción del staff ha sido un problema desde el año pasado en todos los eventos virtuales. Si tú plataforma de eventos puede restaurar algunos de esos encuentros, harás que el evento sea más agradable.

Remo permitía a los asistentes interactuar entre sí. 

  • Funcionalidad de venta de entradas

¿Necesita que la plataforma acepte pagos con tarjeta de crédito? ¿Puede crear un código de descuento para los asistentes? ¿Qué ocurre si la gente quiere comprar entradas en bloque?

Esta es un área donde encontramos que la plataforma de Remo es limitada. Remo no ofrece una funcionalidad nativa de entradas integrada en su sistema; sin embargo, puede integrarse con otras plataformas, como Eventbrite.  

  • Oportunidades de patrocinio

Si puedes publicitar patrocinadores en tus eventos, puedes generar más ingresos. ¿Cómo manejas tu plataforma de eventos a los patrocinadores? 

Para la gira del CES, Remo proporcionó cabinas virtuales para los patrocinadores. Sin embargo, puedes ir más allá dedicando mesas virtuales específicas a los patrocinadores y mencionando a los patrocinadores a lo largo de la presentación.  

  • Herramientas de comunicación

Tendrás que comunicarte con los asistentes en el evento antes, durante y después del mismo. ¿Cómo gestiona tu plataforma las comunicaciones por correo electrónico previas al evento, como el envío de recordatorios o credenciales de acceso? Durante el evento, ¿puede hacer anuncios a todos los asistentes o elegir chatear en privado con individuos específicos? Después del evento, ¿cómo se puede hacer un seguimiento de los asistentes?

Aunque Remo ofrecía sólidas herramientas de comunicación durante el evento, no nos permitía personalizar los correos electrónicos enviados a los asistentes antes o después del evento. 

  • Recopilación de datos

¿En qué medida tú plataforma de eventos te ayuda en esta tarea? ¿Qué datos proporciona de forma inmediata? ¿Te permite personalizar los datos que puede recopilar? ¿Puedes pasar esos datos a otro programa, como un CRM o un proveedor de servicios de correo electrónico?

Considera utilizar un formulario de registro fuera del que está incorporado en la plataforma de Remo para obtener mejores resultados. 

  • Integración con otras herramientas digitales

Una de las cosas más importantes a considerar cuando se evalúa una nueva pieza de software – no sólo una plataforma de eventos virtuales – es lo bien que se integra con otros programas, especialmente aquellos en los que ya confía. Si tu emisora de radio utiliza Salesforce o Constant Contact o WordPress, ¿tú plataforma de eventos se integrará con estas herramientas o les pasará los datos de una manera que le resulte útil?

  • La marca

Tú evento es un reflejo de tu emisora de radio, por lo que deberías personalizarlo. ¿La plataforma te permite poner tu logotipo en el evento, personalizar los colores o incorporar vídeos de marca?

  • Interacción con el público

¿Cómo pueden los presentadores o artistas de tu evento interactuar con el público? Tanto si el entretenimiento principal es una banda que quiere aceptar peticiones, un orador que quiere aceptar preguntas, o un comediante que depende de los comentarios del público, querrás pensar en este aspecto de tu plataforma.

Remo permite aceptar preguntas de los asistentes, e incluso permitía a los asistentes subir los votos de las preguntas realizadas por otras personas, pero no permitía a los oradores hacer encuestas a la audiencia, una característica básica que se encuentra en muchos otros programas de seminarios web.

  • La experiencia del usuario

¿Se sienten frustrados por la experiencia? ¿Es el software tan confuso que se pierde mucho tiempo y energía respondiendo a preguntas básicas? Es fundamental asegurarse de que la plataforma funcione en los sistemas operativos y navegadores que los asistentes suelen utilizar.

  • Grabaciones

Querrás grabar el evento para ponerlo a disposición de los asistentes de forma protegida por una contraseña o para recortar lo más destacado y compartirlo en línea.  Es posible que te preocupen ciertos aspectos de estas grabaciones; por ejemplo, ¿te proporciona la plataforma una grabación sólo de audio?

  •  Asistencia al cliente

Por último, no te comprometas nunca con una plataforma sin antes asegurarte de que tu servicio de atención al cliente satisface sus necesidades. ¿Necesita tu organización una línea de atención telefónica 24 horas al día, 7 días a la semana, a la que pueda llamar para pedir ayuda, o bastará con un sistema de tickets de soporte con un tiempo de respuesta de 48 horas?  

La elección de la plataforma adecuada es clave para el éxito de los eventos en línea. ¿Qué plataforma utiliza tu emisora de radio? 

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