Cómo hacer que los programas de tu emisora se comuniquen entre sí

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Anteriormente, en las estaciones de radio debías saber utilizar un par de programas de software básicos: el programador musical, el sistema de automatización y un programa de programación de tráfico. Hoy en día, las emisoras de radio emplean docenas de programas diferentes para hacer de todo, desde la programación de las publicaciones en las redes sociales hasta la gestión de las campañas de marketing por correo electrónico o el alojamiento de las publicaciones en el blog.

Realizar manualmente las tareas en cada uno de estos programas puede consumir mucho tiempo, especialmente para los empleados de la estación de radio que ya están haciendo doble y triple trabajo. Por eso me gusta automatizar las tareas en la medida de lo posible, sobre todo cuando se trata de mover datos de un programa a otro. Para ello, es necesario que los distintos programas se comuniquen entre sí.

Aquí hay seis maneras de hacerlo sin tener que saber cómo codificar el software:

  • Integración nativa

Muchas aplicaciones ofrecen integración nativa, lo que significa que están configuradas para comunicarse entre sí desde el primer momento. Este es, con diferencia, el método más sencillo. Por eso, una de las preguntas que siempre hago al considerar un nuevo proveedor de software es: «¿Con qué otros programas se integra?«.

Para las pequeñas empresas, es ventajoso utilizar incondicionales establecidos como WordPress y Google Analytics porque muchos otros programas ya se integran con ellos. Por ejemplo, Mailchimp, el proveedor de servicios de marketing por correo electrónico, tiene toda una colección de aplicaciones con las que se integra.

  • Integraciones de Mailchimp

La integración varía de un programa a otro, y su proveedor de software debe proporcionar instrucciones. A menudo, se trata de copiar una «clave» y una «clave secreta» de una aplicación y pegarlas en otra.

Si traslada los datos de un lugar a otro, es posible que tenga que mapear los campos. Por ejemplo, en nuestro sitio web de Jacobs Media, cuando te inscribes en un seminario web, rellenas un formulario que se creó con un programa llamado Formstack. Formstack pasa los datos a Mailchimp. 

El «mapeo de campos» es la forma de decirle a Mailchimp qué hacer con los datos. Por ejemplo, el campo de correo electrónico puede estar etiquetado como «Dirección de correo electrónico» en el formulario, pero etiquetado como «Correo electrónico» en la base de datos de Mailchimp. El mapeo de campos te permite pasar los datos de campo a campo correctamente.

  • Uso de fuentes RSS

rssLos canales RSS son otra gran manera de pasar los datos de un lugar a otro. Me gusta pensar en los canales RSS como tuberías que conectan diferentes programas. Por ejemplo, hemos creado una tubería desde nuestro sitio web de WordPress a nuestra cuenta de Mailchimp como una campaña de RSS a correo electrónico. 

Los canales RSS también pueden utilizarse en otros lugares. Aquí hay instrucciones que te mostrarán cómo configurar un servicio de preparación de espectáculos personalizado con un lector RSS. Y este tutorial te ayudará a estar al día de las noticias del sector.

  • Usar Zapier

Cuando dos programas no se integran de forma inmediata, hay que encontrar una solución. Esto sucedió recientemente cuando organizamos nuestra visita virtual al CES en la plataforma de eventos Remo. Remo aún no ofrece la posibilidad de vender entradas; para ello, debe integrarse con un tercero, como Eventbrite.

Para el registro en nuestra gira, configuré un formulario de Formstack que aceptaba pagos de PayPal (Formstack ofrece integración nativa con PayPal). Pero todavía tenía que pasar los datos – las direcciones de correo electrónico de los registrantes – de Formstack a Remo. Remo no se integra de forma nativa con Formstack, pero puedes usar Zapier como «intermediario».

Piensa en Zapier como un traductor. Permite que dos programas que no se hablan entre sí se comuniquen a través de «zaps». Configuré un zap que decía: «Cuando alguien rellena este formulario de Formstack, envía los datos a Remo». Al igual que la integración nativa, este zap utilizó el mapeo de campos para enviar los datos al lugar correcto.

Zapier también te permite crear zaps de varios pasos. En este caso, no solo enviamos los datos de Formstack a Remo, sino que también los pasamos a una hoja de cálculo de Google que permitió a todos los miembros de nuestro personal realizar un seguimiento de las inscripciones en un solo lugar.

  • Uso de IFTTT

Logotipo de IFTTTIFTTT son las siglas de «If This, Then That». Al igual que Zapier, se especializa en hacer que dos cosas se comuniquen entre sí: Si un programa hace X, entonces otro programa debería hacer Y. Además de programas de software, IFTTT ofrece integración con dispositivos domésticos inteligentes y otro hardware.  Suelo utilizar IFTTT para la gestión de mi vida doméstica más que para las aplicaciones empresariales, pero no hay razón para que no se pueda utilizar para ambas cosas.

  • Usar archivos CSV

Mover los datos exportando manualmente un archivo CSV (un archivo de «variables separadas por comas» – básicamente una hoja de cálculo sin formato elegante) desde un programa e importarlo a otro es mi método de último recurso. Sin embargo, a veces hay que hacerlo.

En el caso de nuestra visita virtual al CES, gestionamos la mayor parte de los inscritos a través de un formulario en línea. Sin embargo, un puñado de empresas inscribieron a tantos asistentes que pedirles que rellenaran el formulario una y otra vez habría sido engorroso. En su lugar, les pedimos que nos enviaran una hoja de cálculo con todos sus inscritos, que convertimos en un archivo CSV y cargamos manualmente. Este método es propenso a errores y hay que rehacerlo si hay alguna adición tardía a los datos, pero a veces hay que hacerlo.

Hoy en día, todo lo que el personal de las emisoras de radio pueda hacer para liberar tiempo es una gran ayuda. Automatizar las tareas haciendo que los distintos programas se comuniquen entre sí es una buena manera de liberar tiempo para trabajar en otras cosas.

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